7 points à prendre en compte lors de la planification de votre voyage

Vous pouvez planifier vos propres vacances pendant longtemps et, dans le cas des voyages d’affaires, tous les problèmes de transport et d’hébergement doivent être résolus rapidement. Surtout si plusieurs spécialistes partent régulièrement sur des itinéraires différents. Pour tout prévoir, vous avez besoin d’un plan clair.

1. Planifiez un voyage d’affaires

Habituellement, plus les billets d’avion sont achetés tôt, moins ils sont chers. Une situation similaire peut être avec des billets de train: sur certains itinéraires – tarification dynamique. Cela signifie que moins il reste de sièges, plus leur prix est élevé. Tout le reste – transfert, chambres d’hôtel, coworking – il est préférable de choisir et de payer à l’avance: tout simplement parce qu’il y aura plus d’options, et dans certains cas, vous pouvez obtenir un rabais pour une réservation anticipée.

Même si une seule personne part en voyage d’affaires, il devrait avoir un horaire de ses voyages d’affaires. Ensuite, il sera possible de réserver et de payer à l’avance. Bien sûr, les projets peuvent parfois changer, mais les voyages d’affaires spontanés entraînent des pertes financières. Dès que vous commencez à planifier et à vous y tenir, il deviendra plus facile de trouver de l’argent pour un voyage d’affaires soudain.

2. Vérifiez la politique de voyage

Dans les grandes entreprises, la politique de voyage est un document comportant des dizaines de pages. Il décrit en détail tous les principes qui régissent les voyages: combien vous pouvez dépenser en billets, quelles catégories d’hôtels sont autorisées, combien d’indemnités journalières sont payées dans différents pays, qui et comment rembourse les frais d’un voyage d’affaires. Dans les petites entreprises, la politique de voyage est moins formelle, souvent au niveau des accords verbaux. Mais ça reste contraignant.

Il n’est pas facile pour un spécialiste organisant des voyages d’affaires de garder à l’esprit toutes les règles et tous les chiffres. Surtout s’il y a beaucoup de voyages d’affaires et que les dépenses sont toujours différentes. Avant chaque action, qu’il s’agisse de payer les billets, de réserver un hôtel ou de calculer les frais de voyage, vérifiez-le dans les conditions de voyage. Et ne vous fiez pas à votre mémoire ni à votre expérience, car toutes les erreurs peuvent coûter très cher à l’entreprise.

3. Calculer le meilleur itinéraire

Plus le nombre de jours passés par un employé est important, plus il devra répartir des indemnités journalières. Surtout quand un voyage d’affaires saisit le week-end: même si le spécialiste ne travaille pas ces jours-ci, les dépenses sont inévitables pour l’entreprise.

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En revanche, la différence de prix des billets d’avion à des moments différents peut compenser le coût de l’indemnité journalière de subsistance. Par exemple, une compagnie aérienne à bas coûts ne vole que les mardis et samedis, et la prestigieuse compagnie aérienne nationale fonctionne tous les jours et vous devez utiliser ses services. Considérez toutes les options: celles où l’indemnité journalière est inférieure et celles où les billets sont moins chers. Cela vous aidera à prendre une décision éclairée.

Mais n’oubliez pas le confort des employés. Il est peu probable que la réunion d’affaires soit un succès si votre collègue s’y rend immédiatement après un vol de nuit.

4. Réserver des billets, transfert, hôtel

L’organisation d’un voyage d’affaires peut être comparée à un panier dans un supermarché que vous devez remplir. Les marchandises les plus importantes et les plus chères sont les vols, les transferts de l’aéroport et retour, un hôtel. Comment réserver tout cela avec un maximum d’avantages?

  • Vous pouvez rechercher manuellement les options appropriées sur les sites Web des compagnies aériennes et des hôtels, puis essayer de les combiner au mieux. Mais sans expérience, il est peu probable que vous économisiez beaucoup.
  • Vous pouvez confier cela à des personnes spécialement formées, des employés d’agences organisant des voyages d’affaires. Mais vous payerez trop cher pour chaque service, car l’agence prélève une commission sur son travail.
  • Vous pouvez utiliser les services pour organiser des voyages d’affaires, qui remplacent complètement les agences de voyages d’affaires. Ils vous permettent de réserver tout ce dont vous avez besoin en quelques minutes et à des prix compétitifs.

5. Décidez quoi faire en cas de force majeure.

Tout peut ne pas se dérouler comme prévu: l’avion sera en retard, l’employé tombera malade la veille du départ, la surréservation aura lieu à l’hôtel, l’événement nécessaire sera soudainement reporté. Que faire dans de telles situations? Au minimum, tenez compte des dépenses supplémentaires inscrites au budget pour les voyages d’affaires. Et pour être prêt à résoudre rapidement les problèmes d’un employé qui se trouve à des milliers de kilomètres de chez vous: achetez-lui de nouveaux billets et cherchez un autre logement.

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Important: expliquez aux employés que payer pour de nouveaux billets et un logement ne vaut la peine que dans les cas les plus extrêmes. Bien sûr, vous allez les rembourser. Mais qui remboursera votre TVA pour les frais supplémentaires liés aux voyages d’affaires? La taxe n’est remboursée que si la transaction a été conclue entre personnes morales.

6. Prenez soin de l’assurance

Les citoyens russes en déplacement professionnel à travers le pays peuvent bénéficier de la police d’assurance maladie obligatoire. L’essentiel est de ne pas oublier de l’emporter avec vous.
Pour les voyages à l’étranger, une autre police d’assurance est requise – voyager à l’étranger. Sans politique, les employés peuvent être «déployés» à leur arrivée dans un autre pays. Ces cas sont rares, mais ils se produisent. En outre, les récits de comptes astronomiques relatifs à quelques injections dans une clinique étrangère ne sont pas du tout un mythe. La police d’assurance est peu coûteuse et permet d’économiser des sommes importantes.

7. Recueillir tous les documents de voyage

Il n’est pas si difficile d’organiser un voyage d’affaires, comment l’organiser correctement. Vous devez établir un rapport préalable, coordonner les hôtels et les vols avec la direction, collecter de nombreux documents, signer un rapport de voyage … Même si la société essaie de se soustraire à la bureaucratie, tout doit être clair – ce sont les exigences de la loi.

Pour le reporting, vous devez collecter toutes les cartes d’embarquement, les factures des hôtels, les billets de voyage, tous les chèques et autres documents liés au voyage.